Para Hal Elrod, autor de “O Milagre da Manhã”, “nossos hábitos criam nossa vida” e “não há nenhuma habilidade mais importante para aprender e dominar que controlar seus hábitos”. Essa visão está bastante alinhada ao tema central de nosso artigo de hoje: o gerenciamento de demandas, e como fazê-lo de maneira eficaz.
De fato, diante da complexidade e aceleração do mundo atual — sobre os quais já discutimos no artigo sobre Tempo 5.0 —, buscar a disciplina através de rotinas é um “must”.
Para tal, há alguns momentos-chave sobre os quais se trabalhar, além de metodologias que podem ser aplicadas à sua própria vida.
A importância da rotina matinal
Você certamente já ouviu falar que “o café da manhã é a refeição mais importante do dia”. E não somente: a manhã, como um todo, é (ou deveria ser) o período mais importante do seu dia.
É o momento em que você se encontra mais descansado, com a cabeça fresca e em seu máximo potencial. Logo, saber utilizá-lo é essencial, e há uma série de maus hábitos que devem ser abandonados, e outros novos que precisam ser adotados, para aproveitar ao máximo as primeiras horas da manhã.
Tenha em mente que:
- acordar em horários regulares é primordial: aquela velha história do “relógio biológico” tem seu quê de verdade. Se não dormimos e acordamos em horários regulares, a probabilidade de ficarmos sonolentos durante o dia e não conseguirmos ser tão produtivos é muito mais alta;
- o botão soneca é seu inimigo: se pararmos para pensar, acordar para voltar a dormir logo em seguida é algo que sequer faz sentido. Você interrompe seu ciclo do sono, já em andamento, para iniciar outro que não será finalizado. O resultado? Cansaço, já ao acordar;
- sem celular! – primeiramente, são altíssimas as chances de que você veja algo que comprometa seu humor logo cedo. E o mau humor, se adquirido já nos primeiros momentos da manhã, muito provavelmente se estenderá ao longo do dia. Além disso, essa “olhadinha” no celular muitas vezes se estende por longos minutos, tempo que você poderia aproveitar para fazer algo realmente útil;
- não pule o café da manhã: a menos que você tenha acompanhamento nutricional e/ou médico para um jejum intermitente ou uma dieta especial, alimentar-se durante a manhã (e se alimentar bem) é importante para repor a energia gasta para manter nossas funções vitais durante o sono. Nosso corpo nunca para, afinal, e mesmo ao descansar gastamos algum nível de energia;
- trabalhar logo após acordar? – é muito importante reservarmos os primeiros momentos da manhã para cuidar de nós mesmos. Praticar uma atividade física, por exemplo, te tornará mais bem-disposto e promoverá aquela sensação de bem-estar que qualquer um que tenha se exercitado ao menos uma vez na vida já experimentou. Mas se você acorda e já vai trabalhar, é muito provável que fique sonolento, recorra ao café e tenha dificuldades para entrar no ritmo de trabalho. De que adianta começar mais cedo se você será menos produtivo?
Comece a organizar seu dia
Tendo em mente os pontos listados nos tópicos anteriores, fica clara a importância de organizar seu dia.
Se você tem problemas de sono ou simplesmente não tem uma constância quanto aos seus horários para dormir e acordar, tente ajustá-los aos poucos: a partir do horário que você precisa levantar, faça o cálculo para saber que horas deverá se deitar.
E uma vez que esteja dormindo e acordando regularmente nos mesmos horários, reduza 15 ou 30 minutos no momento em que vai dormir, de modo que consiga, assim, acordar mais cedo e ter mais tempo livre para si mesmo e sua rotina matinal.
Além disso, um erro bastante comum é tentar organizar seu dia já na manhã do dia em questão. Considerando que a maioria das pessoas tem um tempo limitadíssimo durante a manhã, não faz sentido ocupá-lo com coisas que já poderiam ter sido feitas. Portanto, programe-se no fim de semana anterior, ou, no mais tardar, na noite anterior. Além de liberar sua manhã, você também dormirá mais tranquilo, sem se preocupar tanto com as demandas do dia seguinte, que já estarão organizadas em sua agenda.
Matriz de Eisenhower para gerenciamento de demandas
O nome parece complexo, mas o modelo é bastante simples. A Matriz de Eisenhower leva esse em referência a Dwight D. Eisenhower, 34.º presidente dos Estados Unidos. Durante um discurso, em 1954, ele disse: “Tenho dois tipos de problema, o urgente e o importante. O urgente não é importante, e o importante nunca é urgente”.
Foi essa citação que inspirou Stephen Covey, autor de “Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes”, a desenvolver a matriz. O método nada mais é que a segmentação das tarefas do dia em quatro quadrantes:
- as que devem ser feitas primeiro;
- aquelas que serão agendadas para mais tarde;
- as tarefas que serão delegadas;
- e aquelas que serão excluídas de seu planejamento.
Dessa forma, no primeiro quadrante (“fazer”) constarão as tarefas mais importantes e urgentes, aquelas que, se não feitas, gerarão consequências mais sérias. No segundo (“agendar”), estarão as demandas que também são importantes, mas que não precisam ser feitas imediatamente.
Já no terceiro quadrante (“delegar”), constarão aquelas demandas que podem ser confiadas a outros membros de sua equipe, sejam ou não tão importantes ou urgentes. Lembre-se: saber delegar é uma característica de todo bom gestor.
Por fim, o último quadrante (“excluir”) englobará as tarefas restantes, que muitas vezes se mostrarão nada urgentes, ou sequer importantes, mais servindo para atrapalhar o andamento do que de fato importa e que podem, assim, ser desconsideradas.
Diversas outras metodologias podem ser unidas às aqui especificadas para melhorar sua gestão de demandas, de tempo e objetivos. Elas têm seu próprio espaço em nossos treinamentos, atualmente focados em duas frentes: Tempo 5.0 e Consumidor 5.0. Saiba mais aqui.
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